„Was in Kliniken meist fehlt, ist ein strukturiertes Masterdatenmanagement“

Das Krankenhauszukunftsgesetz bietet die große Chance, die Digitalisierung in Kliniken voranzubringen. Auf dem Weg dorthin sind gut aufbereitete Daten aber nur die halbe Miete.

Von Gesa Steidel, Geschäftsleitung Chief Administrative Officer (CAO) bei KMS und Dr. Jan Leuthold, Geschäftsführer Prozesse & Kosten bei consus clinicmanagement

„Wissen ist Macht“ – dieser Aussage werden die meisten zustimmen. Allein das Wissen bietet jedoch noch keinen Mehrwert, es muss auch sinnvoll genutzt werden. Während des täglichen Ablaufs werden in Kliniken Unmengen von Daten produziert. Diese schlummern in den unterschiedlichen Systemen und werden nicht in einen Kontext gebracht, um zum Beispiel Einsparpotenziale aufzuzeigen. Oft liegt es daran, dass die IT-Landschaft der Klinik über Jahre wild gewachsen ist und aus vielen Silos besteht, zum Teil auch an mangelnden Kapazitäten. Nicht selten wird auch noch analog dokumentiert. So liegt in vielen Kliniken ein Datenschatz, den es zu bergen gilt.

Die Lösung: Die Digitalisierung in den Kliniken muss vorangetrieben werden. Das ist wahrlich keine neue Forderung. Mit dem Krankenhauszukunftsgesetz gibt es nun jedoch endlich einen Vorstoß der Politik, um die Anreize für eine sinnstiftende Digitalisierung zu schaffen. Denn Projekte, die zur Digitalisierung der Prozesse und Strukturen in Krankenhäusern beitragen, werden finanziell gefördert. Somit sind die fehlenden finanziellen Mittel keine Ausrede mehr.

Nach wie vor ist in vielen Kliniken Excel das Instrument der Wahl, um Daten zu verwalten. Doch auch dieses Tool wird nur von wenigen Klinikmitarbeitern überhaupt entsprechend den Möglichkeiten genutzt. Dashboards, die einen Überblick geben, und Visualisierungen, die beim Fokussieren helfen – Fehlanzeige! Zusammenhänge zwischen verschiedenen Datenströmen sind somit nicht schnell erkennbar und lassen sich nicht zeitnah aufarbeiten. Wenn sich Experten mit den Daten befassen wollen, müssen sie dabei zudem auf mehrere Datenquellen zurückgreifen: §21-Daten, Personalsystem, Finanzbuchhaltungssystem, Krankenhausinformationssystem, Labordaten, PACS, Managementinformationssystem und mehr. Aus diesen ganzen Systemen müssen die Daten oft mühsam ausgeleitet, versandt und dann wiederum von den Experten bearbeitet und miteinander verknüpft werden, um hilfreiche Maßnahmen zu identifizieren.

Was in Kliniken meist fehlt, ist ein strukturiertes Masterdatenmanagement, bei dem die Informationen intelligent verknüpft und aufbereitet sind. Dabei können strukturierte und übersichtliche Daten zum Erfolg einer Klinik beitragen. Mit gut aufbereiteten Daten allein ist es jedoch nicht getan. Um sie interpretieren und daraus Maßnahmen ableiten zu können, ist Fachwissen nötig – und dabei kommt es auf Erfahrungswerte und langjährige Expertise an. Idealerweise besteht seitens der Klinik kein manueller Aufwand, um die Informationen aus den unterschiedlichen Systemen zusammenzutragen. Stattdessen sollten die benötigten Daten automatisch in ein System eingespielt werden, das sie dann übersichtlich in einem Dashboard zusammenstellt. Ein solches verlässliches Datenmanagementsystem entlastet ungemein in der täglichen Entscheidungsfindung.

Allein mit den Daten von Einkauf und Verbrauch – der in den meisten Kliniken für 10 bis 25 Prozent der Ausgaben verantwortlich ist und damit neben den Personalkosten oft den zweitgrößten Anteil darstellt – lassen sich zahlreiche Maßnahmen ableiten:

eine Sortimentsanalyse zum Darstellen von Lieferanten – oder Portfoliostraffungen
Preisvergleiche und Potenzialermittlung mit Ausweisung von Einsparpotenzialen
die Definition von Maßnahmen zur Sachkostenreduzierung
eine Bewertung des strategischen Einkaufs
eine Begleitung oder Führung von marktorientierten Verhandlungen
die Etablierung eines Produktmanagements über alle Fachbereiche hinweg
eine Begleitung bei der Erstellung und Umsetzung eines medizinischen Sachkosten-Controllings
die Sicherung eines validen Einkaufs- und Verhandlungscontrollings

Maßnahmen wie diese gilt es dann nur noch vor Ort auch umzusetzen.

Zusammenfassend lässt sich also sagen: Kliniken verfügen über ein enormes Wissen. Jetzt gilt es, dieses Wissen erstens vollständig und übersichtlich im Blick zu haben und – zweitens – zu verstehen, worum es bei den Auswertungen konkret geht. Drittens geht es dann darum, dieses Wissen gezielt im Sinne von Kliniken, deren Mitarbeitern und vor allem der Patienten einzusetzen. Die entsprechende Macht dazu schlummert in den Kliniken. Sie muss nur auch genutzt werden. Kliniken sollten daher jetzt die Chance nutzen, sich für die Zukunft aufzustellen.